Un propriétaire doit-il remettre une quittance de loyer chaque mois ? C’est une question que se posent de nombreux bailleurs. La réponse est simple : la quittance de loyer n’est obligatoire que lorsque le locataire en fait la demande. Ainsi, pas d’envoi automatique. Établir ces documents, ainsi que les avis d’échéance, fait partie des contraintes de la gestion locative. Or, de petites erreurs peuvent être très coûteuses pour le propriétaire. Heureusement, il existe aussi des solutions pour simplifier la gestion locative !
Une quittance de loyer obligatoire par le bailleur ?
La quittance de loyer n’est pas obligatoire chaque mois…
Délivrer une quittance de loyer ne fait pas partie des obligations du bailleur, de manière automatique, chaque mois.
Rappelons le rôle d’une quittance de loyer : c’est un document confirmant le paiement du loyer. Le bailleur doit donc avoir reçu l’intégralité du loyer et des charges avant d’émettre une quittance ou un reçu éventuellement.
…Mais elle devient obligatoire sur simple demande du locataire
C’est seulement lorsque le locataire demande une quittance de loyer que le bailleur est tenu de la lui remettre.
Attention, le bailleur est dans l’obligation de fournir une quittance de loyer à son locataire, uniquement si celui-ci a payé complètement son loyer et ses charges ! En cas de paiement partiel, le propriétaire peut remettre un reçu et non une quittance.
L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 interdit de prévoir des frais de remise de quittance de loyer et d’avis d’échéance. En clair, l’émission d’une quittance de loyer est gratuite pour le locataire. En général, l’envoi d’une quittance de loyer chaque mois fait partie des prestations incluses dans un mandat de gestion locative !
Après accord exprès du locataire, le bailleur peut envoyer les quittances de loyer de manière dématérialisée.
Pourquoi un locataire peut demander une quittance de loyer ?
Plusieurs raisons peuvent conduire le locataire à demander une quittance de loyer à son bailleur :
- la volonté d’avoir une trace écrite du bon paiement des loyers : en cas de litige sur des impayés de loyers, la quittance et les relevés bancaires servent de preuve.
- une exigence d’une administration, dans certaines procédures pour justifier son domicile ou obtenir des aides.
- une exigence d’un futur propriétaire qui exigera obligatoirement les 3 dernières quittances de loyer pour se rassurer).
Quelques points de vigilance relatifs à la quittance de loyer
Plusieurs points de vigilance s’imposent avant d’adresser une quittance de loyer à votre locataire :
- la quittance de loyer concerne exclusivement le paiement d’une somme due pendant le bail ! Ainsi, si le bail est résilié pour impayés, faites un reçu mais plus de quittance ! Le risque est qu’un tribunal considère qu’un nouveau bail est signé…
- En cas de doute, indiquez en en-tête quittance de loyer ou indemnités d’occupation.
- Quelle que soit la situation du locataire, continuez à émettre des avis d’échéances ou tout autre preuve d’un suivi sérieux en tant que bailleur.
En cas de litige, l’émission d’une attestation de loyer, d’un reçu ou d’une indemnité d’occupation permet de justifier le bon paiement ou le paiement imparfait des loyers.
Même si la quittance de loyer n’est pas obligatoire chaque mois, il est préférable de la mettre à disposition de son locataire. Cela conforte chaque partie dans le suivi des paiements réalisés et permet de réagir rapidement en cas d’impayé partiel.
Quelles mentions obligatoires dans une quittance de loyer ?
Certaines mentions obligatoires doivent figurer sur la quittance de loyer afin que celle-ci soit valide.
Il s’agit des informations suivantes :
- identification du locataire et du bien loué
- détail des sommes versées (loyer et charges sont à distinguer)
- date d’émission de la quittance et mois ou période correspondant au paiement du loyer
En cas de paiement partiel, le reçu reprend la somme versée et s’accompagne de l’avis d’échéance suivant, augmenté des sommes dues.
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