Tout locataire peut être amené à régler des charges, appelées charges locatives ou récupérables. Elles sont initialement payées par le propriétaire. Il se fait ensuite rembourser par l’occupant du logement loué vide ou meublé.
La régularisation des charges permet de comparer les provisions versées au cours de l’année avec le montant des dépenses réellement récupérables. Selon le résultat du calcul, le bailleur rembourse un trop-perçu ou demande au locataire de régler la différence.
Suivant le type de contrat de location (bail d’habitation, bail mobilité), le mode de règlement de ces dépenses par le locataire varie. Soit il verse des provisions sur charges avec une régularisation annuelle, soit il paye un forfait au bailleur, en même temps que le loyer.
Dans une location meublée, les charges peuvent être payées par provisions avec régularisation annuelle ou sous forme de forfait. Avec un bail mobilité, elles sont versées sous forme de forfait.
Passons en revue le fonctionnement de la régularisation annuelle des provisions pour charges.
Les provisions pour charges avec régularisation annuelle : c’est quoi exactement ?
En matière de location, il faut, dans un premier temps, bien distinguer charges récupérables et non récupérables.
Les charges locatives récupérables se regroupe en plusieurs catégories et sont listés dans le décret du 26 août 1987 :
- les taxes locatives telle que la taxe d’ordures ménagères,
- les frais d’usage de l’immeuble : chauffage collectif et électricité dans les parties communes,
- les dépenses d’entretien courant et menues réparations : réparation de l’ascenseur notamment.
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) fait notamment partie des charges récupérables auprès du locataire, à l’exception des frais de gestion figurant sur l’avis de taxe foncière.
Le décret du 26 août 1987 précise que “les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle” Toutefois, le bailleur doit dûment justifier les demandes de provisions, au moyen :
- D’un budget prévisionnel, si le logement est localisé en copropriété ;
- Les résultats passés, arrêtés à l’occasion de la précédente régularisation de charges.
La provision constitue donc une avance : son montant peut être différent des dépenses récupérables réellement supportées au cours de l’année. La régularisation permet de calculer cette différence.
Si le locataire a du mal à régler ses charges, il peut solliciter des délais de paiement au bailleur. En cas de difficultés pour obtenir un accord, il est possible de se tourner vers un conciliateur de justice
Quand a lieu la régularisation annuelle des charges ?
La régularisation annuelle des provisions pour charges a lieu au minimum une fois par an. Elle consiste à comparer :
- La somme des provisions déjà demandées par le propriétaire à l’occupant du logement loué ;
- Les charges effectivement engagées par le bailleur au cours de l’année.
Le calcul de la régularisation des charges locatives peut être résumé ainsi : montant des charges récupérables réelles – total des provisions déjà versées = solde de régularisation.
| Situation | Conséquence |
|---|---|
| Provisions supérieures aux charges réelles | Le propriétaire rembourse le trop-perçu au locataire. |
| Provisions inférieures aux charges réelles | Le locataire verse au bailleur le complément justifié. |
| Provisions égales aux charges réelles | Aucun complément ni remboursement n’est nécessaire. |
Les provisions excèdent les dépenses réelles du propriétaire ? Dans ce cas, il est tenu de reverser la totalité du trop-perçu au locataire. Les provisions s’avèrent être inférieures aux charges réelles ? Le bailleur a le droit de demander un complément à l’occupant du logement loué.
Que se passe-t-il en cas de régularisation tardive des provisions pour charges ?
La régularisation des charges doit être réalisée avant la fin de l’année civile (1er janvier au 31 décembre) suivant celle où elles sont exigibles. Si ce délai n’a pas été respecté pour cause d’oubli, d’ignorance ou de négligence, le locataire a le droit d’exiger un règlement échelonné sur 12 mois. Pour ce faire, il doit adresser un courrier recommandé au propriétaire.
Plus précisément, lorsque la régularisation n’a pas été effectuée avant le terme de l’année civile suivant l’année d’exigibilité des charges, le locataire peut demander que le paiement soit effectué par douzièmes, conformément à l’article 23 de la loi du 6 juillet 1989.
De son côté, le bailleur est autorisé à réclamer durant 3 ans le paiement des charges ou des loyers. Par exemple, le propriétaire peut réclamer des charges locatives datant de juin 2023 jusqu’en juin 2026. Cette règle est valable même si le locataire quitte de façon définitive le logement.
Le délai de prescription s’applique également à la demande de remboursement du locataire : celui-ci dispose en principe de 3 ans pour réclamer des charges qu’il aurait payées en trop.
Attention, un rappel de charges tardif n’est pas toujours autorisé. S’il est considéré comme déloyal, brutal et résultant d’une faute du propriétaire dans l’exécution du bail d’habitation, le juge des contentieux de la protection peut le refuser.
Régularisation annuelle des provisions pour charges: les obligations du bailleur
Dans un délai d’un mois avant la régularisation annuelle des provisions pour charges, le propriétaire doit communiquer au locataire :
- Le décompte des charges récupérables, classées par nature : les modalités de répartition des charges locatives entre les logements, si la location est située au sein d’un immeuble collectif.
Dans certains immeubles collectifs, une note d’information sur le calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude sanitaire collectifs ainsi que sur la consommation individuelle doit également être transmise.
Durant 6 mois après l’envoi du décompte, le bailleur doit être en mesure de fournir, sur simple demande du locataire, les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, etc.)
Conserver les factures, contrats d’entretien, avis de taxe et documents transmis par la copropriété permet au propriétaire de justifier les montants retenus et au locataire de vérifier les dépenses qui lui sont imputées.
Quelles dépenses intégrer dans la régularisation des charges du locataire ?
Eau, chauffage collectif, entretien des espaces communs, certaines dépenses liées à l’ascenseur ou taxe d’enlèvement des ordures ménagères peuvent faire partie des charges récupérables. En revanche, toutes les dépenses de copropriété ne peuvent pas être répercutées sur le locataire. Le bailleur doit donc distinguer les dépenses récupérables des dépenses restant à sa charge avant d’établir le décompte.
- Toutes les charges ne sont pas récupérables dans le cadre d’une location. La liste est fixée au sein du Décret n°87-713 du 26 août 1987.
- La régularisation annuelle des provisions pour charges doit être effectuée au minimum une fois chaque année.
- Un mois avant la régularisation, le bailleur adresse au locataire le décompte complet des charges locatives.
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FAQ sur la régularisation des charges locataire
Comment calculer la régularisation des charges d’un locataire ?
Il faut comparer le montant total des charges récupérables réellement supportées avec les provisions déjà versées par le locataire. Une différence positive entraîne un complément à payer ; une différence négative correspond à un trop-perçu à rembourser.
Peut-on régulariser les charges après le départ du locataire ?
Oui. Le départ du logement ne fait pas disparaître automatiquement une dette de charges. Le délai de prescription applicable aux loyers et charges locatives est en principe de 3 ans.
Le dépôt de garantie peut-il remplacer la régularisation des charges ?
Non : dépôt de garantie et provisions pour charges ont des fonctions différentes. Lors du départ du locataire, certaines sommes dûment justifiées peuvent toutefois être retenues dans les conditions prévues par la loi.
Faut-il régulariser un forfait de charges en location meublée ?
Non. Lorsqu’un bail meublé prévoit le paiement des charges sous forme de forfait, celui-ci ne fait pas l’objet de la régularisation annuelle applicable aux provisions sur charges.
Cet article présente des informations générales sur la réglementation applicable à la location. Elles ne constituent pas un conseil juridique adapté à une situation particulière.
