Régularisation annuelle des provisions pour charges : mode d’emploi

Suivant le type de contrat de location (bail d’habitation, bail mobilité), le mode de règlement de ces dépenses par le locataire varie. Soit il verse des provisions sur charges avec une régularisation annuelle, soit il paye un forfait au bailleur, en même temps que le loyer.

Passons en revue le fonctionnement de la régularisation annuelle des provisions pour charges.

En matière de location, il faut, dans un premier temps, bien distinguer charges récupérables et non récupérables.

Les charges locatives récupérables se regroupe en plusieurs catégories et sont listés dans le décret du 26 août 1987 :

• les taxes locatives telle que la taxe d’ordures ménagères,
• les frais d’usage de l’immeuble : chauffage collectif et électricité dans les parties communes,
• les dépenses d’entretien courant et menues réparations : réparation de l’ascenseur notamment.

Le décret du 26 août 1987 précise que “les charges locatives peuvent donner lieu au versement de provisions et doivent, en ce cas, faire l’objet d’une régularisation au moins annuelle” Toutefois, le bailleur doit dûment justifier les demandes de provisions, au moyen :

• D’un budget prévisionnel, si le logement est localisé en copropriété ;
• Les résultats passés, arrêtés à l’occasion de la précédente régularisation de charges.

La régularisation annuelle des provisions pour charges a lieu au minimum une fois par an. Elle consiste à comparer :

• La somme des provisions déjà demandées par le propriétaire à l’occupant du logement loué ;
• Les charges effectivement engagées par le bailleur au cours de l’année.

Les provisions excèdent les dépenses réelles du propriétaire ? Dans ce cas, il est tenu de reverser la totalité du trop-perçu au locataire. Les provisions s’avèrent être inférieures aux charges réelles ? Le bailleur a le droit de demander un complément à l’occupant du logement loué.

La régularisation des charges doit être réalisée avant la fin de l’année civile (1er janvier au 31 décembre) suivant celle où elles sont exigibles. Si ce délai n’a pas été respecté pour cause d’oubli, d’ignorance ou de négligence, le locataire a le droit d’exiger un règlement échelonné sur 12 mois. Pour ce faire, il doit adresser un courrier recommandé au propriétaire.

De son côté, le bailleur est autorisé à réclamer durant 3 ans le paiement des charges ou des loyers. Par exemple, le propriétaire peut réclamer des charges locatives datant de juin 2023 jusqu’en juin 2026. Cette règle est valable même si le locataire quitte de façon définitive le logement.

Dans un délai d’un mois avant la régularisation annuelle des provisions pour charges, le propriétaire doit communiquer au locataire :

• Le décompte des charges récupérables, classées par nature : les modalités de répartition des charges locatives entre les logements, si la location est située au sein d’un immeuble collectif.

Durant 6 mois après l’envoi du décompte, le bailleur doit être en mesure de fournir, sur simple demande du locataire, les pièces justificatives (factures, contrats d’entretien, etc.)