La quittance de loyer constitue une véritable preuve de paiement pour le locataire comme pour le propriétaire bailleur. Ce document peut être demandé dans de nombreuses démarches administratives, notamment auprès de la CAF, d’une banque ou lors de la souscription d’un nouveau bail. Savoir faire une quittance de loyer conforme à la loi permet donc de sécuriser la gestion locative de son logement tout en répondant aux obligations du bailleur.
Faire une quittance de loyer lorsqu’on est propriétaire bailleur peut paraître compliqué. Quelles sont les mentions nécessaires ? A quel moment l’effectuer ? Comment l’envoyer au locataire ? Dans le détail, beaucoup de questions taraudent le propriétaire au moment de réaliser une quittance de loyer. Le tour d’horizon complet des éléments à prendre en compte et les solutions pour louer tranquille !
Comment faire une quittance de loyer quand on est propriétaire bailleur ?
Une quittance de loyer libre sur la forme
Il n’existe pas de règle de forme pour établir une quittance de loyer. Aussi, le bailleur peut prévoir plusieurs solutions notamment :
- une modèle vierge, à partir d’un modèle de quittance de loyer, au format Word ou Excel, à éditer et à imprimer ;
- un carnet de quittances de loyer comme Exacompta, disponible dans le commerce ;
- une quittance de loyer manuscrite qu’il recopie.
Si le locataire est d’accord, vous pouvez adresser la quittance par voie dématérialisée.
Si vous confiez la gestion locative à un professionnel , votre locataire peut retrouver dans son espace personnel toutes les quittances de loyer à disposition. C’est plus simple et plus sécurisé. Côté bailleur, vous disposez des informations en temps réel sur le paiement du loyer et des charges.
Aujourd’hui, de nombreux propriétaires utilisent un logiciel de gestion locative afin de générer automatiquement leurs quittances. Cette solution limite les erreurs, facilite l’émission des documents et permet de conserver un historique des quittances dans un espace sécurisé. Le format PDF est recommandé pour éviter toute modification du document après son envoi par email.
Une quittance de loyer peu contraignante sur le fond
Si la forme est libre, que doit contenir le document ? La quittance atteste le paiement du loyer. Elle doit donc comporter :
- l’identification du bailleur (nom et prénom)
- celle du ou des locataire(s) (nom et prénom) ;
- l’adresse précise du bien loué ;
- la période de location concernée par la quittance ;
- le montant du loyer et des charges ;
- attestation du paiement du loyer et des charges, en les distinguant ;
- la date de paiement ;
- la signature du bailleur.
la quittance de loyer n’est pas une facture. Elle ne comporte donc pas de TVA et ne nécessite pas l’indication d’un numéro de facture. Son objectif est uniquement d’attester le paiement total du loyer et des charges pour une période donnée.
Notez :
- Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu.
- Il peut être opportun d’ajouter une mention pour préciser que la quittance annule tout reçu antérieur en cas de paiement partiel.
- La quittance doit être conservée pendant une durée de trois ans après la durée de la location.
Une quittance à la demande du locataire
En outre, il est important de savoir que la quittance de loyer n’est pas obligatoire chaque mois ! Elle le devient simplement lorsque votre locataire en fait la demande.
Remettre ce document sur simple demande de son locataire est une obligation du bailleur. Ce dernier ne peut facturer aucun frais pour cette mission, pas plus que son gestionnaire ou mandataire de gestion locative. Remettre le document au locataire est un acte gratuit.
Éditer une quittance de loyer oblige à vérifier le bon paiement de la totalité du loyer. Cette vérification s’impose même si vous ne souhaitez pas adresser une quittance automatique chaque mois !
lorsque le locataire en fait la demande, le propriétaire doit délivrer gratuitement la quittance de loyer dès lors que l’intégralité des sommes dues a été réglée. Cette obligation est prévue par l’article 21 de la loi n°89-462 du 6 juillet 1989. Aucun frais ne peut être facturé pour l’émission ou l’envoi du document, quel que soit son format (papier ou numérique).
Les points à vérifier avant de faire une quittance de loyer
Le paiement complet du loyer
La quittance de loyer atteste le paiement total du loyer et des charges ! Par conséquent, le propriétaire doit être certain d’avoir reçu l’intégralité des sommes dues, loyer et charges, pour la période en cours. La quittance confirme la date de paiement, le montant versé (loyer + charges) et à quel titre.
En cas de paiement partiel, vous devez adresser un reçu attestant la somme remise.
Avant de faire une quittance de loyer, il est recommandé de vérifier les montants effectivement encaissés. Si un solde restant est dû, même de quelques euros, le bailleur ne peut pas établir une quittance. Il devra délivrer un simple reçu correspondant au paiement partiel effectué par le locataire.
Un fichier sécurisé
Soyez vigilant sur le format adressé ! Évitez d’envoyer un fichier modifiable comme une quittance sous Word ou Excel. Un locataire peu scrupuleux pourrait très facilement copier la quittance pour les autres mois (même si cela constitue une fraude).
Il est très simple de transformer en fichier .pdf votre document avant de l’adresser par voie électronique.
Conserver les quittances de loyer au format PDF permet également de retrouver facilement les documents en cas de contrôle, de litige ou de demande du locataire. Les solutions de gestion locative offrent généralement un archivage automatique ainsi qu’un accès en temps réel aux informations liées au paiement des loyers.
Un bail en cours
Enfin, une quittance de loyer ne concerne que le bail en cours d’exécution. Après la résiliation du contrat de location, vous pouvez adresser un reçu.
Une quittance concerne exclusivement une période pendant laquelle le bail est en cours d’exécution. Après le départ du locataire, le propriétaire peut toujours remettre un reçu attestant d’un paiement, mais ne doit plus établir de nouvelle quittance correspondant à une période postérieure à la fin du contrat de location.
Les différences entre une quittance de loyer et un reçu
| Quittance de loyer | Reçu de paiement |
|---|---|
| Atteste le paiement total du loyer et des charges | Atteste un paiement partiel |
| Remise sur demande du locataire | Remis lorsque le paiement est incomplet |
| Document gratuit | Document gratuit Document gratuit |
| Peut être envoyé par email ou au format PDF | Peut être envoyé sous les mêmes formats |
| Constitue une preuve de paiement complète | Ne vaut pas quittance définitive |
Comment un bailleur peut éviter de réaliser lui-même une quittance de loyer ?
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Pour les propriétaires qui possèdent plusieurs logements, investissent en LMNP ou résident à l’étranger, la gestion des quittances peut rapidement devenir chronophage. Automatiser leur émission grâce à un professionnel de la gestion locative permet de gagner du temps tout en garantissant la conformité des documents remis aux locataires.
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FAQ : tout savoir pour faire une quittance de loyer
Peut-on faire une quittance de loyer gratuitement ?
Oui. Vous pouvez utiliser un modèle gratuit au format Word ou PDF, ou passer par un logiciel de gestion locative qui génère automatiquement les quittances.
Une quittance de loyer est-elle obligatoire tous les mois ?
Non. Le propriétaire doit uniquement délivrer une quittance lorsque le locataire en fait la demande et que le paiement du loyer et des charges est intégral.
Peut-on envoyer une quittance par email ?
Oui, avec l’accord du locataire. Le format PDF est conseillé afin de garantir l’intégrité du document.
Quelle est la différence entre une quittance et un reçu ?
La quittance atteste un paiement total. Le reçu est utilisé lorsque le paiement est seulement partiel.
Combien de temps conserver une quittance de loyer ?
Il est recommandé de conserver les quittances pendant au moins trois ans après la fin de la location. Elles peuvent servir de preuve en cas de litige ou de démarche administrative.
